HERKESİN BİLMESİ GEREKENLER!
Her işletmenin başarısı, etkin bir satın alma stratejisi kurma yeteneğine bağlıdır. Bu rehberde, "satınalma’nın temelini oluşturan süreçlerden, kavramlardan ve stratejilerden bahsedeceğiz. Bu, satın alma süreçlerinin neden bu kadar önemli olduğunu anlamanızı ve satın alma süreçlerini kurallarına göre yönetmenizi, işletmenizin bu süreçleri nasıl optimize edeceğini öğrenmenizi sağlayacak. İster yeni başlayan bir satın alma uzmanı olun, isterse deneyimli bir profesyonel, bu blog'da her seviyeden profesyoneller için değerli bilgiler bulacaksınız.
Firmanızı rakiplerinizden avantajlı ve güçlü pozisyonlara getirmek, işletmenizin kârlılığını artırmak, küresel ekonomideki yerinizi sağlamlaştırmak ve rekabet avantajını elde tutmak için, satın alma sürecinizi en iyi şekilde nasıl yöneteceğinizi keşfedin. Ayrıca, işinizi bir üst seviyeye taşıyacak ipuçları ve stratejileri de paylaşıyoruz.
İçindekiler
1. Satın Alma Nedir? A'dan Z'ye Satın Alma Süreci
2. Satın Almada Temel Terimler ve Kavramlar
1- Satın Alma Nedir? A'dan Z'ye Satın Alma Süreci
Satın alma, bir işletmenin ihtiyaç duyduğu mal veya hizmetleri elde etmek için gerçekleştirdiği kritik bir işlevdir. Süreç, ihtiyaçların tanımlanmasından başlar ve tedarikçi seçimi, sipariş verme, ürün yada hizmetin teslim alınması ve son ödemenin yapılmasıyla son bulur.
a) İhtiyaç Analizi: Her şey, işletmenizin neye ihtiyacı olduğunu belirlemekle başlar. Bu, sadece mevcut ihtiyaçları değil, gelecekte ortaya çıkabilecek ihtiyaçları da kapsar.
Bir işletmenin satın alma departmanında çalışmaya başladığınızda en temel konu, işletmenin satın alım yaptığı ürün ve hizmetleri öğrenmektir. Tabi ki ürünün yada hizmetin uzmanı bir teknisyen yada mühendis kadar bilginiz olmanız beklenmez. Ancak şunu bilmeniz gerekir ki ihtiyaçları belirlerken o ürünün ne olduğunu, ne kadar zamanda tüketildiğini, hangi sıklıklarla tedarik edilmesi gerektiğini, teknik özelliklerine aşina olmanız gerekir. İhtiyaç analizini yaparken ürün konusunda yeterli teknik bilgiye, tüketim verilerine, kalite/marka konularına vakıf olursanız hata yapma riskinizi daha sürecin başında minimuma indirmiş olursunuz.
b) Tedarikçi Araştırması ve Seçimi: Uygun tedarikçileri bulma ve değerlendirme süreci, fiyat, kalite, güvenilirlik ve hizmet seviyeleri gibi çeşitli faktörleri içerir. Satın alma uzmanından beklenen güvenilir tedarikçi ile çalışırken, kaliteli ürünü en uygun fiyata en doğru zamanda temin etmesidir. Mevcut tedarikçiler ile ilişkileri korumak ve tedarik zincirini aksatmayacak anlaşmalar yapmak sizin birinci hedefinizken, alternatif tedarikçiler araştırmak ve uygun fiyatlı, esnek ödeme koşullarına sahip tedarikçiler bulmakta gizli görevinizdir.
Unutmayın, her zaman daha iyisi vardır.
c) Sipariş Yönetimi: Sipariş verme ve sözleşme müzakereleri, her iki taraf için de adil ve avantajlı anlaşmaların yapılmasını içerir. Öncelik işletmenizin haklarını, bütçesini ve tedarik zincirini korumak iken tedarikçilere de adil davranmanız ve onları koruyan anlaşmalar yapmanız gerekir. Doğru ürünü, doğru zamanda, doğru ödeme yöntemleri ile sipariş vermeniz bir satın alma uzmanının performansının ölçüldüğü en önemli süreçlerden bir tanesidir.
d) Teslimat ve Değerlendirme: Ürünlerin veya hizmetlerin teslim alınması ve performansın değerlendirilmesi, sürekli iyileştirme için hayati önem taşır. Satın alma ürün yada hizmet teslim alındığında bitmiş olsa da, tedarikçinin performansının değerlendirilmesi bir sonraki satın alma sürecinde aynı tedarikçi ile çalışıp, çalışılmayacağının kararını vermek için önemlidir. Bu aşamada, satın alınan mal veya hizmetlerin işletmeye doğru şekilde teslim edilip edilmediği ve beklenen standartları karşılayıp karşılamadığı değerlendirilir. Doğru yapıldığında, bu süreç işletmeler için değer yaratır, maliyetleri düşürür ve tedarikçi performansını artırır.
2- Satın Almada Temel Terimler ve Kavramlar
Satın alma süreci, bir dizi özel terim ve kavramı içerir. Bu terimler, sürecin daha iyi anlaşılmasına ve etkin bir şekilde yürütülmesine yardımcı olur. İşte satın almada sıklıkla karşılaşılan bazı temel terimler ve kavramlar:
Talep (Requisition): Bir işletmenin belirli mal veya hizmetlere olan ihtiyacını resmi bir talep olarak belirtmesi sürecidir.
Teklif İsteme (Request for Proposal - RFP): Potansiyel tedarikçilerden mal veya hizmetler için teklif ve bilgi toplama sürecidir.
Teklif Alımı (Quotation): Tedarikçilerin, talep edilen mallar veya hizmetler için fiyat ve teslimat koşullarını içeren bir teklif sunmasıdır.
Sözleşme Yönetimi (Contract Management): Tedarikçilerle yapılan sözleşmelerin oluşturulması, yürütülmesi ve gözden geçirilmesi sürecidir.
Tedarikçi Seçimi (Supplier Selection): Ürün veya hizmet sağlayacak tedarikçilerin belirlenmesi sürecidir.
Sipariş Verme (Ordering): Seçilen tedarikçiye resmi bir satın alma siparişi gönderilmesidir.
Teslim Alım (Receiving): Sipariş edilen mal veya hizmetlerin teslim alınması ve kontrol edilmesi sürecidir.
Fatura İşleme (Invoice Processing): Teslim alınan mal veya hizmetler için tedarikçi tarafından gönderilen faturanın işlenmesi ve ödemesinin yapılmasıdır.
Maliyet Analizi (Cost Analysis): Satın alınan malların veya hizmetlerin maliyetlerinin analiz edilmesi ve kontrol altında tutulması sürecidir.
Toplam Sahip Olma Maliyeti (Total Cost of Ownership - TCO): Bir ürünün satın alımı, kullanımı, bakımı ve sonlandırılması boyunca ortaya çıkan tüm maliyetlerin toplamıdır.
Stratejik Satın Alma (Strategic Sourcing): Uzun vadeli tedarikçi ilişkilerini geliştirmek ve maliyetleri düşürmek amacıyla yapılan planlı ve sistematik bir satın alma yaklaşımıdır.
Satın Alma Siparişi (Purchase Order - PO): Bir tedarikçiden mal veya hizmet satın almak için gönderilen resmi ve yasal bir belgedir.
Bu terimler, satın alma sürecinin her aşamasında önemli rol oynar ve her biri, işletmenin genel tedarik zinciri yönetiminde kritik öneme sahiptir. Satın alma sürecinin etkili bir şekilde yönetilmesi, işletmelerin , verimliliğini artırır, maliyetleri düşürür ve pazarda rekabet avantajı sağlar. Bu kavramların derinlemesine anlaşılması, satın alma uzmanları için temel bir beceridir ve işletmelerin bu süreçleri daha stratejik bir şekilde yönetmelerine olanak tanır.
