Satın Alma Departmanları süreçlerini idame ettirmek için yeterli genişlikte ve derinlikte tedarikçi ağına ihtiyaç duyarlar.
“Plans are useless, but planning is indispensable.” Dwight D. Eisenhower.
Satın Alma Departmanları süreçlerini idame ettirmek için yeterli genişlikte ve derinlikte tedarikçi ağına ihtiyaç duyarlar.
Yeterli tedarikçi altyapısının olmaması durumunda aşağıdaki sorunlarla karşılaşılmaktadır:
• Yetersiz rekabet sonucunda artan maliyetler
• Doğru veya yakın tedarikçi bulunamadığı için uzayan teslimat süreleri
• İstenen kalitede tedarikçi bulunamadığından artan kalite sorunları
• Tedarikçiler ile yaşanan operasyonel sorunların artması
• Yetersiz risk yönetimi
İşte bu noktada Sourcing Uzmanı devreye girmektedir. Sourcing uzmanı, şirketlerin satın alma süreçlerinde doğrudan alım yapmaz ancak ihtiyaca uygun bir tedarikçi altyapısı oluşturulması noktasında kritik bir rol oynar.
Özellikle inşaat sektörü gibi faaliyet gösterilen coğrafi bölgelerin sürekli değiştiği senaryolarda, yeni ve doğru tedarikçi bulma süreçleri projenin başarısı için hayati önemdedir.
Sourcing Uzmanı'nın Başlıca Görevleri
- Tedarikçi rehberi oluşturma ve sürekli güncelleme,
- Fuar ziyaretleri yaparak sektörel yenilikleri takip etme,
- Tedarik ziyaretleri yapma ve detaylı raporlar hazırlama,
- Kraljic Portföy analizini firma özelinde hazırlama ve düzenli güncelleme,
- İleriki dönem alımı yapılacak yeni ürün grupları için tedarikçi araştırma,
- Hâlihazırda devam eden alımlarda yetersiz tedarikçi sayısı bulunan ürün grupları için alternatif tedarikçi araştırma,
- Onaylı Tedarikçi Havuzu oluşturma,
- Var olan tedarikçilerden, seviyesi yetersiz olanlar için tedarikçi geliştirme programları önerme,
- Firmanın faaliyet gösterdiği sektörü ve ürettiği ürünleri detaylı bir şekilde analiz etme,
- RFP, RFQ ve ihale süreçlerine dair derin bilgi sahibi olma ve bu süreçleri yönetme,
- Lojistik zorlukları öngörme ve çözüm önerileri geliştirme,
- Tedarikçi portföyü risk analizi yapma.
Sourcing Uzmanlarının Sahip Olmaları Gereken Başlıca Özellikler:
• Firmanın faaliyet gösterdiği ürün grubuna veya sektöre hâkim olmalıdır.
• Tedarik zinciri süreçlerini uçtan uca belirli bir seviyede anlamalıdır.
• Risk yönetimi konusunda da yetkin olmalıdır.
• Doğal afetler (yangın), siyasi dalgalanmalar (savaşlar) veya tedarikçi tarafından yaşanabilecek operasyonel aksaklıkları öngörerek tedarikçi portföyünü geniş bir coğrafi alana yaymalıdır.
Gri Alan: Satın Alma Uzmanı vs Sourcing Uzmanı
Bu noktada kafalara şöyle bir soru gelecektir: Peki satın alma uzmanı tedarikçi aramayacak mı?
Pek tabii ki satın alma uzmanı da tedarikçi araştıracak ve geliştirecektir. Lakin kendisinin ana görevi bu değildir. Satın alma uzmanının ana görevi, talep edilen ürüne odaklanıp onu satın almanın 7 doğrusunu düşünerek tedarik etmektir.
Buradaki gri alanı doğru ayarlamak herkesin faydasına olacaktır. Sourcing uzmanları, geniş ve uzun vadeli tedarikçi portföyü oluşturma işini üstlenirken; satın alma uzmanları operasyonel satın alma süreçlerine odaklanır. Bu iş bölümü, her iki rolün de uzmanlaşmasını sağlayarak daha verimli sonuçlar verecektir.
Yeterli tedarikçi altyapısının olmaması durumunda aşağıdaki sorunlarla karşılaşılmaktadır: • Yetersiz rekabet sonucunda artan maliyetler • Doğru veya yakın tedarikçi bulunamadığı için uzayan teslimat süreleri • İstenen kalitede tedarikçi bulunamadığından artan kalite sorunları • Tedarikçiler ile yaşanan operasyonel sorunların artması • Yetersiz risk yönetimi
İşte bu noktada Sourcing Uzmanı devreye girmektedir. Sourcing uzmanı, şirketlerin satın alma süreçlerinde doğrudan alım yapmaz ancak ihtiyaca uygun bir tedarikçi altyapısı oluşturulması noktasında kritik bir rol oynar.
Özellikle inşaat sektörü gibi faaliyet gösterilen coğrafi bölgelerin sürekli değiştiği senaryolarda, yeni ve doğru tedarikçi bulma süreçleri projenin başarısı için hayati önemdedir.
Sourcing Uzmanı’nın Kullanabileceği Araçlar
• teklifz gibi kurumsal alım yapan tedarikçi ve alıcıları bir araya getiren platformları sürece dahil edebilir.
• Fuar organizasyonlarının internet sitelerindeki katılımcıların listesini alarak buradaki tedarikçilerden uygun olanlarla irtibata geçebilir.
• Yapay zeka yardımı ile ilgili ürün grubunda, belirli bir coğrafi bölgede faaliyet gösteren firmaları araştırabilir.
• Firmanın evvelden yaptığı alımlardan ve diğer projelerin yaptığı alımlardan bilgiler toplayabilir.
Sourcing Uzmanının Karşılaştığı Zorluklar
İnternetin artık hayatımızın bir parçası olması ile, dünya genelinde tedarikçi bulmak çok daha kolay hale gelse de, bu durum çoğu zaman karmaşıklığı da beraberinde getirir. Özellikle sürekli farklı coğrafi bölgelerde faaliyet gösterilen durumlarda (ör. inşaat projelerinde), bölgesel tedarikçilerin güvenilirliği ve kaynaklara erişim kapasitesi, projenin zamanında teslimi için kritik öneme sahiptir. Yeni bir tedarikçi bulurken, şirketin etik değerleri ve çevresel sürekliliğe olan bağlılığı sorgulanır.
Bu noktada Sourcing uzmanının dikkat etmesi gereken ana noktaları şu şekilde listeleyebiliriz:
• Tedarikçi Seçiminde Denge: Sadece maliyet odaklı bir seçim yapmak yerine kalite, lojistik yeterlilik, sürdürülebilirlik ve güvenilirlik gibi kriterleri dikkate almalıdır.
• Pazar ve Sektör Dinamiklerini Anlama: Çalışılan sektör ve pazarın yapısını iyi bilmek, uygun tedarikçileri seçme sürecinde stratejik bir avantaj sağlar.
• Bölgesel ve Kültürel Dinamikler: Yeni bir bölgeye girildiğinde, yerel kültürel normları ve iş yapma tarzlarını göz önünde bulundurmalıdır. Bu, tedarikçi ilişkilerini güçlendirebilir.
• Sürdürülebilirlik Kriterleri: Çevreye duyarlı üretim ve lojistik süreçleri olan tedarikçileri tercih ederek firmanın sürdürülebilirlik hedeflerine katkı sağlamalıdır.
• Risk Yönetimi: Tedarik zinciri kesintilerinde acil durum planları hazırlamalı ve alternatif tedarikçi listeleri oluşturmalıdır.
• Dijital Araçları Etkin Kullanım: Teklifz gibi dijital platformlardan yararlanarak süreçlerini daha verimli ve şeffaf hale getirmelidir. Dijital analiz ve raporlama araçları ile tedarikçi performansını takip etmek önemlidir.
• Veri ve Bilgi Güvenliği: Özellikle dijital tedarik platformları kullanırken, veri güvenliği ve gizlilik konularına dikkat etmelidir.
• Uzun Vadeli İlişkiler Kurma: Tedarikçilerle sadece kısa vadeli değil, güvene dayalı uzun vadeli iş ortaklıkları geliştirilmelidir.
• Düzenli Performans Değerlendirmesi: Tedarikçilerin teslimat, kalite ve maliyet gibi performans kriterlerini düzenli olarak analiz ederek iyileştirme fırsatları yaratmalıdır.
Özetle
Sourcing Uzmanı, modern satın alma dünyasının stratejik bir destekçisidir. Doğru becerilere sahip bir sourcing uzmanı, şirketlere maliyet avantajı sağlarken aynı zamanda stratejik (risklere hazırlıklı olmak) ve taktiksel (siparişleri zamanında kapatmak) hedeflere ulaşmak için kritik bir rol oynar.
Firmanın faaliyet gösterdiği sektörü ve ürün gamını anlamak, sourcing uzmanlarının tedarikçi seçimindeki başarılarını artıran önemli bir unsurdur.
Özellikle yeni bir coğrafi bölgeye girildiğinde, yerel tedarikçi araştırması ve değerlendirmesi projenin başarısında belirleyici bir rol oynar.
Henüz gerekliliği tam olarak anlaşılamamış olan bu pozisyonun önemi, gelecekte daha iyi kavranacak ve organizasyonel yapılarda daha fazla yer bulacaktır.
