Hem bireysel hem de kurumsal alımlarda, doğru tedarikçiyi seçmek ve en uygun fiyatı almak, başarılı bir satın alma sürecinin temel unsurlarındandır.
Merhaba;
Alışveriş yaparken en iyi fiyatı elde etmek her zaman kritik önem taşır, değil mi? Hem bireysel hem de kurumsal alımlarda, doğru tedarikçiyi seçmek ve en uygun fiyatı almak, başarılı bir satın alma sürecinin temel unsurlarındandır. İşte tam da bu noktada, teklif isteme süreci devreye girer.
Request for Quotation (RFQ) ya da Türkçe karşılığıyla Teklif İsteme, tedarikçilerden fiyat teklifleri alarak en uygun seçeneği belirlemenizi sağlar. Bu sürecin doğru şekilde yürütülmesi, hem maliyetleri düşürür hem de kaliteli hizmet veya ürün almanızı sağlar. Dolayısıyla, satın alma sürecinde RFQ sürecini ustalıkla yönetmek, bütçenize ve işinizin başarısına katkıda bulunabilir. Bu yazıda, RFQ sürecinin detaylarına ve en iyi fiyatı nasıl alabileceğinize dair ipuçlarına yakından bakacağız.
Hazırsanız, hadi başlayalım !
RFQ İçeriği: Hangi Bilgileri İçermeli?
RFQ içeriği, tedarikçilere sunulan teklif isteme belgesinin temel unsurlarını içerir. Bu belge, tedarikçilerin tekliflerini hazırlamaları için gerekli olan bilgileri ve şartları içermelidir. RFQ içeriği, satın alma departmanının ihtiyaçlarına ve ürün/hizmetin özelliklerine bağlı olarak değişkenlik gösterebilir.
Tedarikçilerin RFQ'ya uygun teklifler hazırlamaları için gerekli olan temel bilgiler;
Ürün veya Hizmet Tanımı: İstenen ürün veya hizmetin açık ve detaylı tanımı.
Miktar: İstenen ürün veya hizmetin miktarı veya hacmi.
Teknik Şartname: Ürün veya hizmet için belirlenen teknik gereksinimler.
Teslimat Tarihi ve Yeri: Ürünlerin veya hizmetlerin ne zaman ve nerede teslim edilmesi gerektiği.
Fiyatlandırma Bilgileri: Ürün veya hizmet için talep edilen fiyatlar ve ödeme koşulları.
Garanti Koşulları: Ürün veya hizmetin garanti süresi ve koşulları. (Eğer garantisi olan bir ürün ise)
Servis ve Destek: Ürünlerin veya hizmetlerin satış sonrası servis ve destek hizmetleri. (Eğer servis gerektiren bir ürün ise)
Ödeme Koşulları: Ödeme şekli, vade ve diğer ödeme koşulları.
Kalite Kontrol: Ürünlerin veya hizmetlerin kalite kontrolü ve kabul kriterleri. (Örneğin üretilmesi için gönderilen bir teknik resmin toleransları ve kabul kriterleri)
Firma Bilgileri: Tedarikçilerin sizin ile iletişime geçeceği iletişim bilgileri.
Teklif Verme Koşulları: Teklif süresi ve formatı.
Genel Şartlar ve Koşullar: Genel satın alma şartları ve koşulları.
Doğru ve eksiksiz bir RFQ belgesi, tedarikçilere net ve tutarlı bir şekilde ihtiyaçları iletebilir ve onlardan uygun teklifler alınmasını ve daha önemlisi belirli bir standartta teklifler almayı ve tedarikçileri aynı ölçütlere göre değerlendirmeyi kolaylaştırır. Fiyat, kalite, teslim süresi gibi kritik faktörler üzerinde şeffaflık sağlarken rekabetçi fiyatlar ve kaliteli hizmet veya ürünler almanızı sağlar.
Maliyetleri kontrol altında tutmanıza ve bütçenizi yönetmenize yardımcı olur.
RFQ belgesini hazırlamak ve tedarikçilere göndermek, doğru ve verimli bir satın alma sürecinin temel adımlarından biridir. Titizlikle ve dikkatle hazırlanan bir RFQ belgesi, doğru tedarikçilerden en iyi teklifleri almanıza ve başarılı bir satın alma süreci yürütmenize yardımcı olacaktır.
Fiyat Karşılaştırma Yöntemleri
Satın almadaki fiyat karşılaştırma yöntemleri, tedarikçilerden gelen teklifleri analiz ederek en uygun fiyatı ve kaliteyi belirlemenize yardımcı olmak buna bağlı olarak da doğru tedarikçi ile çalışılmasında karar vermek için kullanılan teknikler bütünüdür.
Fiyat karşılaştırması yaparken, sadece fiyatları değil aynı zamanda ürün veya hizmetin kalitesini, teslim süresini, garanti koşullarını ve satış sonrası hizmetleri de dikkate almak önemlidir. Bu yöntemler, bütçenize uygun en iyi değeri elde etmenize ve satın alma sürecinizi etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olurlar.
Gelin bu yöntemlere birlikte göz atalım.
Fiyat Analizi: Bu yöntem, tedarikçilerden gelen teklifler arasındaki fiyat farklarını belirleyerek en uygun fiyatı tespit etmeyi amaçlar. Fiyat analizi yaparken, sadece teklifler arasındaki fiyatları değil, aynı zamanda ek maliyetleri (nakliye, vergi, vb.) de dikkate almak önemlidir. Bunun yanı sıra özellikle döviz endeksli ürünlerde dolar/euro/tl paritelerinin hesaplaması en sık hata yapılan faktörler arasındadır.
Kalite-Değer Analizi: Ürün veya hizmetin kalitesi ve değeri üzerinden fiyatı değerlendiren bu yöntemde, en uygun fiyatı belirlerken sadece fiyatı değil, aynı zamanda kalite ve değer dengesini de göz önünde bulundurmak gerekir. Daha yüksek kaliteli bir ürün veya hizmet, uzun vadede daha düşük maliyetler sağlayabilir.
Örneğin, Şirket A, bir masa için 500 TL teklif verirken, Şirket B aynı masa için 600 TL teklif veriyor olabilir. Bu durumda, Şirket A'nın teklifi daha uygun olduğu için Şirket A'dan mobilyaların alınması tercih edilebilir. Ancak, fiyat analizi yaparken sadece fiyatları değil, aynı zamanda mobilyaların kalitesini dikkate almak ve varsa marka/sertifika/teknik detaylar ile ilgili RFQ içerisinde detaylı bilgi verilmelidir.
Maliyet-Etki Analizi: Fiyatın yanı sıra, satın almanın maliyet ve fayda analizini yaparak en uygun seçeneği belirlemeyi amaçlar. Bu analizde, satın alma sürecinin toplam maliyeti ile elde edilen fayda arasındaki dengeyi sağlamak önemlidir.
Örneğin, Şirket A'nın mevcut yazılımıyla benzer özelliklere sahip yeni bir yazılımı satın alması durumunda, yazılımın maliyeti ve getireceği faydaları değerlendirebilir. Yeni yazılımın maliyeti yüksek olabilir ancak daha hızlı ve verimli çalışma imkanı sağlayabilir.
Rekabetçi Analiz: Piyasadaki diğer tedarikçilerin fiyatlarıyla karşılaştırarak rekabet avantajı elde etmeyi hedefler. Rekabetçi analiz, benzer ürün veya hizmetler için farklı tedarikçilerden teklifler alarak fiyatları karşılaştırmayı içerir.
Eğer şirket sadece birkaç tedarikçiden teklif alırsa, fiyat karşılaştırması yapmak ve en uygun fiyatı bulmak daha zor olabilir. Ancak, şirket farklı tedarikçilerden teklif alırsa, aynı kalitede malzemeler için daha iyi fiyatlar bulabilir. Örneğin, çimento için Teklif A 100 TL iken, Teklif B 90 TL olabilir. Demir için ise Teklif A 200 TL iken, Teklif B 180 TL olabilir. Bu durumda, farklı tedarikçilerden teklif almak, şirketin bütçesini daha iyi yönetmesine ve tasarruf etmesine olanak sağlar.
Zaman Değer Analizi: Teslim süresi ve ödeme koşullarını dikkate alarak fiyatı zaman içinde değerlendirmeyi amaçlar. Bu analizde, erken teslimat veya ödeme avantajları gibi faktörler de göz önünde bulundurulabilir.
ABC İnşaat Şirketi, yeni bir proje için 500 ton çimento satın almayı planlıyor. İki farklı tedarikçiden teklif alıyor:
Tedarikçi X: Çimento için ton başına 100 TL teklif veriyor, ancak teslimat süresi 2 hafta.
Tedarikçi Y: Çimento için ton başına 110 TL teklif veriyor, ancak teslimat süresi sadece 1 hafta.
ABC İnşaat Şirketi'nin projesinde her gün 1.000 TL'lik maliyeti olduğunu varsayalım. Bu durumda, her gün gecikmenin şirkete 1.000 TL'ye mal olduğunu söyleyebiliriz.
Tedarikçi X ile Toplam Maliyet: Fiyat: 500 ton x 100 TL = 50.000 TL Teslimat Süresi: 2 hafta x 7 gün = 14 gün Gecikme Maliyeti: 14 gün x 1.000 TL/gün = 14.000 TL Toplam Maliyet: 50.000 TL + 14.000 TL = 64.000 TL
Tedarikçi Y ile Toplam Maliyet: Fiyat: 500 ton x 110 TL = 55.000 TL Teslimat Süresi: 1 hafta x 7 gün = 7 gün Gecikme Maliyeti: 7 gün x 1.000 TL/gün = 7.000 TL Toplam Maliyet: 55.000 TL + 7.000 TL = 62.000 TL
Bu durumda, Tedarikçi Y'nin teklifi, toplam maliyeti 2.000 TL daha düşük olduğu için ABC İnşaat Şirketi için daha avantajlıdır. Bu örnek, zaman-değer analizi yaparak teslimat süresinin ve gecikme maliyetinin satın alma kararını nasıl etkileyebileceğini göstermektedir.
Teklifz, teklif süreçlerinizi hızlandırır ve basitleştirir. Profesyonel RFQ'lar hazırlamanıza olanak tanır, ürün veya hizmetleriniz için hızla çok sayıda tedarikçiye e-mail ve WhatsApp üzerinden ulaşmanızı sağlar. Alternatif tedarikçi seçeneklerinden teklif alabilir, RFQ'larınızı kolayca gönderebilir ve gelen tüm teklifleri bir arayüz üzerinden karşılaştırabilirsiniz. Sektörünüze özel yeni tedarikçileri keşfetme imkanı sunarak iş süreçlerinizi optimize eder.
Tamamen ücretsiz olduğunu söylemiş miydim ? Daha fazla bilgi için www.teklifz.com web sitemizi ziyaret edin.
Unutmayın "Kalite asla tesadüf değildir, her zaman bir kararın sonucudur."
